الموافقة على تجاوز الحد وصندوق الاعتمادات
حين يتجاوز بيع بالآجل أو معاملة تقسيط أقصى مبلغ على العميل، يوافق المدير على الشاشة نفسها أو من «موافقات تجاوز الحد»؛ وفي «صندوق الاعتمادات» تجد كل طلب ينتظر قرارك.
إذا ترك بيعٌ بالآجل أو معاملة تقسيط على العميل أكثر من أقصى مبلغ عليه، أو كان العميل متأخرًا أو بلا حد، يتوقف سحاب ويطلب موافقة. يوافق المدير على الشاشة نفسها، أو يصله الطلب في «موافقات تجاوز الحد». وكل ما ينتظر قرارك من طلبات أخرى تجده في «صندوق الاعتمادات».
قبل أن تبدأ
- يوافق على تجاوز الحد «مالك» و«مدير»، ولهما تظهر «موافقات تجاوز الحد» في قسم «المبيعات».
- يظهر «صندوق الاعتمادات» لمن يستطيع البتّ في نوع واحد على الأقل من الطلبات، أو لمن ينتظره قرار في سير عمل.
- قواعد الآجل في «استوديو التهيئة» ← «البيع بالآجل»: متى يحتاج البيع موافقة، وماذا يحدث حين يتأخر العميل.
حين تظهر نافذة «موافقة على تجاوز الحد»
تظهر النافذة في نقطة البيع والبيع من المكتب ومعاملة التقسيط وتسليم بضاعة لم تُدفع. أمام الكاشير ثلاثة خيارات (في البيع):
- يحصّل مبلغًا أكبر الآن، فيبقى البيع ضمن الحد.
- يطلب من المدير أن يُدخل «بريد المدير» و«كلمة مرور المدير»، ويكتب السبب في «لماذا يُسمح بهذا المبلغ؟»، ثم يضغط «موافقة وإتمام».
- يضغط «إرسال لقائمة الموافقات» ويعلّق السلة. بعد الموافقة يكمل البيع من الشاشة نفسها.
في معاملة التقسيط والتسليم خياران فقط: موافقة المدير على الشاشة، أو إرسال الطلب لقائمة الموافقات. وإذا كنت تملك الصلاحية بنفسك، توافق دون بريد أو كلمة مرور، ويُسجَّل اسمك مع السبب.
البتّ في طلب من القائمة
- افتح «المبيعات» ← «موافقات تجاوز الحد». تظهر الطلبات «بانتظار القرار».
- راجع في صف الطلب «العميل» و«لأجل» و«المبلغ»، ووضع العميل «عند الطلب»، و«السبب / الملاحظة».
- إذا أردت أن تبقى الموافقة صالحة أيامًا، غيّر تاريخ «صالحة حتى نهاية يوم».
- اكتب «ملاحظة (اختياري)» إن احتجت.
- اضغط «موافقة» أو «رفض».
لا يوافق أحد على طلب أرسله بنفسه: «أنت من أرسل هذا الطلب — يجب أن يبت فيه مدير آخر.» ومن أرسل الطلب يستطيع سحبه بـ«إلغاء الطلب». الموافقة تُستخدم مرة واحدة، ثم تصبح حالتها «مُستخدم»، أو «منتهي الصلاحية» إذا مرّ تاريخها. اضغط «الكل» لترى كل الطلبات، ومنها ما بُتّ فيه.
ملاحظة: إذا كانت الشركة تمرّر هذه الطلبات بسير عمل، يصبح زر النافذة «إرسال للاعتماد»، ويظهر في صف الطلب «قرّر من صندوق الاعتمادات» بدل أزرار الموافقة.
صندوق الاعتمادات
افتح «المبيعات» ← «صندوق الاعتمادات». في تبويب «بانتظار قراري» قسمان:
- «طلبات بانتظار قرارك»: الطلبات التي تستطيع البتّ فيها الآن، مجمّعة حسب نوعها، مثل «مصروفات بانتظار الاعتماد» و«فروقات الصناديق» و«تصحيحات وإلغاءات المستندات المرحّلة». اضغط «فتح الطلب» لتقرّر فيه من صفحته.
- «خطوات سير العمل»: خطوات تنتظر اعتمادك. اكتب «السبب» ثم اضغط «موافقة» أو «رفض». السبب مطلوب عند الرفض، و«المسار» يعرض ما مرّ به الطلب.
يجمع تبويب «قررتُ فيها» ما سبق أن قررت فيه. ويرى من يدير سير العمل تبويب «تحتاج تدخلاً» للطلبات المتوقفة، ويسحب منها ما لزم بـ«إلغاء الطلب» بعد كتابة «سبب الإلغاء».
إرشاد: يظهر بجانب «صندوق الاعتمادات» في الشريط الجانبي عدد ما ينتظرك. ابدأ يومك منه.
ماذا بعد؟
- إضافة العملاء وتحديد أقصى مبلغ عليهم — رفع الحد لعميل منتظم بدل الموافقة كل مرة.
- البيع بالآجل — كيف يبيع الكاشير بالآجل وما الذي يوقفه.
- إعداد الصناديق ومراجعة الورديات — مراجعة فروقات الصناديق التي تنتظر قرارك.