إعداد الصناديق ومراجعة الورديات

الصندوق في سحاب هو جهاز البيع الذي يفتح عليه الكاشير وردية ويعدّ نقده عند الإغلاق. من «المالية» ← «الصناديق» تضيف صناديق المحل، ومن «المالية» ← «الورديات» تراجع كل وردية وتعتمد فرق العدّ إذا لم يطابق النقد المتوقع.

قبل أن تبدأ

• يضيف الصناديق ويراجع الورديات المالك والمدير. ويعتمد الفروقات من لديه صلاحية «مراجعة فروقات الصندوق»، ومنهم من أُسند إليه قالب «محاسب»: يفتح «الورديات» ويعتمد الفرق دون أن يفتح وردية أو يغلقها.
• المحل الذي يبيع من صندوق واحد لا يحتاج إلى إضافة أي صندوق: تبقى الوردية على الحساب النقدي. أضف الصناديق حين يحتاج جهاز بيع ثانٍ إلى وردية مستقلة.
• يحتاج كل صندوق إلى حساب نقد أو بنك أو محفظة تصل إليه نقوده.

إضافة صندوق

1. افتح «المالية» ← «الصناديق»، واضغط «صندوق جديد».
2. اكتب «الاسم»، مثل الصندوق الأمامي.
3. أدخل «الرمز» إن أردت رمزًا قصيرًا يظهر في القوائم والتقارير.
4. اختر «حساب الصندوق أو البنك»: الحساب الذي تصل إليه نقود هذا الصندوق.
5. اختر «المخزن الافتراضي للبيع»، أو اتركه ليبيع الصندوق من المخزن الافتراضي للشركة.
6. ضع علامة على «الصندوق الافتراضي» إذا أردت أن تختاره نقطة البيع تلقائيًا.
7. اترك «نشط» معلَّمًا، ثم اضغط «حفظ».

يجوز أن يشترك صندوقان في حساب واحد، فيُحسب المتوقع في كل منهما من حركات ورديته فقط. ولا يتغيّر حساب الصندوق وعليه وردية مفتوحة.

لإيقاف صندوق لم تعد تستخدمه، أغلق ورديته المفتوحة أولًا، ثم اضغط «إيقاف» في صفه. تبقى ورديات الصندوق السابقة كما هي.

مراجعة الورديات

1. افتح «المالية» ← «الورديات». تعرض القائمة كل وردية: وقت فتحها، والصندوق، ومن العهدة لديه، والرصيد الافتتاحي، والمعدود عند الإغلاق، والفرق.
2. اختر «بانتظار المراجعة» لترى الورديات التي لم يُعتمد فرقها، أو «كل الورديات» لترى الجميع.
3. افتح الوردية واقرأ «تقرير الوردية»: «المتوقع في الصندوق» و«المعدود» و«الفرق»، ومن أين جاء المتوقع.

إذا كانت الشركة تستخدم «الإغلاق دون رؤية المتوقع»، وهو مفعّل افتراضيًا، لا يرى الكاشير المبلغ المتوقع عند الإغلاق. أما من يملك صلاحية «رؤية فروقات الصندوق»، كالمدير، فيرى المتوقع والفرق في التقرير.

اعتماد فرق العدّ

1. في الوردية انزل إلى «مراجعة فروقات الصندوق».
2. اكتب «السبب». الحقل مطلوب.
3. إن أردت، سجّل الفرق على الكاشير لغايات الرواتب. لا يُخصم شيء من راتبه بهذا الاختيار.
4. اضغط «اعتماد الفرق». يرحّل سحاب الزيادة أو العجز في الحسابات.

لا يعتمد الفرق من استلم الصندوق أو أغلقه ما دام غيره يملك المراجعة؛ فإن لم يوجد غيره اعتمده هو، ويُحفظ ذلك في السجل. وتُفتح الوردية التالية على الصندوق دون انتظار المراجعة.

ملاحظة: يظهر في الوردية «الحد المسموح». الفرق الذي لا يتجاوزه يظهر «ضمن الحد المسموح» ولا يحتاج مراجعة. يضبط المالك هذا الحد في «استوديو التهيئة» ← «كيف نغلق الصندوق» ← «الفرق المقبول بلا مراجعة (مبلغ)»، وقيمته الافتراضية صفر، أي أن كل فرق يُراجع.

إذا اختلف النقد عند فتح وردية عمّا عُدّ عند إغلاق الوردية السابقة، يظهر «فرق الرصيد الافتتاحي»، ويُراجع ويُعتمد بالطريقة نفسها.

إرشاد: اكتب في السبب ما وجدته فعلًا، مثل باقٍ لم يُردّ إلى الزبون. يقرأ السببَ لاحقًا من يراجع الحسابات.

ماذا بعد؟

• حسابات النقد والبنوك — الحساب الذي يرتبط به كل صندوق.
• إغلاق وردية الصندوق — كيف يعدّ الكاشير الصندوق في آخر الوردية.
• فتح وردية الصندوق — بداية يوم البيع على الصندوق.