تسجيل مصروف

ما تصرفه الشركة على تشغيل المحل يُسجَّل مصروفًا: الإيجار والكهرباء وأجرة النقل وأي شراء صغير للمحل. افتح «المالية» ← «المصروفات» واضغط «مصروف جديد». لا يتحرك أي مال قبل اعتماد المصروف، إلا إذا سجّله المالك أو كان ضمن الحد الذي وضعته الشركة.

قبل أن تبدأ

• يسجّل المصروفات المالك والمدير والكاشير، ومن أُسند إليه دور فيه صلاحية «تسجيل المصروفات»، ومنه قالب «محاسب».
• يعتمد المصروفات أو يرفضها من لديه صلاحية «اعتماد المصروفات»، والمدير يملكها، وقالب «محاسب» لا يملكها. ولا يعتمد أحد مصروفًا سجّله بنفسه ما دام غيره يملك الاعتماد؛ فإن لم يوجد غيره اعتمده هو، ويُحفظ ذلك في السجل.
• يضبط المالك في «استوديو التهيئة» ← «المصروفات والسلف» الإعداد «المصروف دون اعتماد حتى (مبلغ)». قيمته الافتراضية صفر، أي أن كل مصروف يسجّله غير المالك ينتظر الاعتماد.

تسجيل المصروف

1. افتح «المالية» ← «المصروفات»، واضغط «مصروف جديد».
2. أدخل «التاريخ» و«المبلغ». الكاشير لا يغيّر التاريخ: مصروفه بتاريخ اليوم.
3. اختر «الفئة». الفئة المعلَّمة «تحتاج إيصالًا» تطلب رقم الإيصال.
4. في «مدفوع إلى» اختر «مورد» أو «موظف» أو «جهة أخرى». مع «جهة أخرى» اكتب «اسم المستفيد».
5. في «الدفع» اختر «مدفوع الآن» إذا دفعت المبلغ، أو «غير مدفوع بعد» إذا كنت ستدفعه لاحقًا. لا يظهر هذا الاختيار للكاشير.
6. مع «مدفوع الآن» اختر الحساب في «مدفوع من». إذا كانت على الحساب وردية مفتوحة، اخترها في «جلسة الصندوق».
7. اكتب «رقم الإيصال / الفاتورة» المطبوع على الورقة، واحتفظ بها.
8. أضف «ملاحظة» إن احتجت، ثم اضغط «تسجيل المصروف».

إذا كان للشركة أكثر من فرع، يظهر لمن يدير المالية حقل «الفرع المستفيد»: الفرع الذي صُرف المال لأجله، وقد يختلف عن الفرع الذي دفع.

مصروف الكاشير من الصندوق

يدفع الكاشير من صندوق مفتوح يعمل عليه فقط، ويختار «موظف» أو «جهة أخرى» دون «مورد». إذا رأى «لا يوجد صندوق مفتوح»، يفتح ورديته أو يطلب تسليم العهدة أولًا. وفي صفحة المصروفات يرى الكاشير ما سجّله هو فقط.

ملاحظة: المصروف الذي ينتظر الاعتماد لا يدخل في النقد المتوقع في الصندوق. إذا سلّمت النقد قبل اعتماده يظهر عجز عند عدّ الصندوق، ويظهر المصروف في وردية الصندوق تحت «مصروفات من هذا الصندوق بانتظار الاعتماد».

اعتماد المصروف أو رفضه

1. افتح «المالية» ← «المصروفات»، ثم اختر «بانتظار الاعتماد».
2. افتح المصروف وراجع تفاصيله.
3. اضغط «اعتماد» وأكّد. يُسجَّل المصروف، وإذا كان «مدفوع الآن» يخرج المبلغ من الحساب الذي اختير عند تسجيله.
4. أو اضغط «رفض»، واكتب «السبب»، ثم اضغط «رفض» مرة أخرى. لا يُسجَّل شيء ولا يتحرك أي مال.

سداد مصروف غير مدفوع

1. من «المالية» ← «المصروفات» اختر «غير مدفوعة بعد»، وافتح المصروف.
2. في «سداد هذا المصروف» أدخل «المبلغ المراد سداده». يجوز أن تسدد جزءًا ويبقى الباقي.
3. اختر الحساب في «مدفوع من»، ثم اضغط «سداد».

يسدد المصروفات غير المدفوعة من لديه صلاحية «إدارة المالية»، كالمالك والمدير.

إرشاد: اكتب السبب في الملاحظة عندما يكون المبلغ غير معتاد؛ يقرأها من يعتمد المصروف قبل أن يقرر.

ماذا بعد؟

• حسابات النقد والبنوك — راجع رصيد الحساب الذي دفعت منه.
• إعداد الصناديق ومراجعة الورديات — كيف يظهر المصروف في وردية الصندوق.
• استوديو التهيئة — حيث يُضبط حد المصروف دون اعتماد.