جرد مخزن

بالجرد تتأكد أن ما على الرفوف يطابق ما في سحاب. تبدأ الجرد لمخزن، فيعدّ الموظفون الأصناف بالمسح أو بالكتابة، ثم تراجع الفروقات وتعتمدها، فيصحّح سحاب الرصيد بها وحدها.

قبل أن تبدأ

• يبدأ الجرد وينهي العدّ المالك والمدير.
• يعدّ الأصناف المالك والمدير والكاشير، ومن أُسند إليه دور «موظف جرد».
• يعتمد الفروقات ويرحّلها المالك والمدير، ومن يحمل دوره صلاحية «اعتماد فروقات الجرد».
• من شارك في العدّ لا يعتمد فروقات ذلك الجرد ولا يرحّله، حتى لو كان المالك. يعتمدها شخص آخر يملك «اعتماد فروقات الجرد» في ذلك المخزن.
• إذا لم يوجد غيره، يعتمد من عدّ بنفسه، ويُسجَّل ذلك في «سجل الاعتماد الذاتي». تجد هذا الإعداد في «استوديو التهيئة» ← «من يعتمد ماذا» ← «الجرد: من عدّه لا يعتمد فروقاته».
• قواعد الجرد في «استوديو التهيئة» ← «كيف نجرد المخزون». الافتراضي «إيقاف الأصناف التي تُعدّ فقط»: لا تُباع الأصناف المعدودة في ذلك المخزن ولا تُستلم ولا تُنقل حتى ينتهي العدّ. إذا كان المحل لا يتوقف، اختر «البيع مستمر (جرد حي)».

بدء الجرد

1. افتح «المخزون» ← «الجرد»، واضغط «جرد جديد».
2. اختر «المخزن». لا تُجرد المخازن التي يديرها سحاب، مثل العزل وبضاعة في الطريق، ولكل مخزن جرد مفتوح واحد.
3. لجرد سريع، احصره في «الفئة» أو في «هذه الأصناف فقط (اختياري)». اتركهما فارغين لعدّ كل الأصناف النشطة.
4. اضغط «ابدأ العدّ الآن»، أو «حفظ كمسودة» لتبدأ لاحقًا بزر «ابدأ العدّ».

عند البدء يلتقط سحاب رصيد المخزن، ويثبّت قواعد الاستوديو على الجرد، وتصبح حالته «قيد العدّ».

العدّ

1. افتح «المخزون» ← «الجرد» واختر الجرد. يصل الكاشير و«موظف جرد» إلى شاشة العدّ مباشرة، ويضغط المدير «افتح شاشة العدّ» في صفحة الجرد.
2. امسح الباركود في خانة «امسح أو اكتب الباركود / الرمز». كل مسحة تضيف قطعة، كأنك ضغطت «أضف 1».
3. للكميات الكبيرة اختر الصنف من «ابحث في الأصناف»، واكتب العدد، واضغط «أضف».
4. لصنف لم تجده على الرف اكتب 0. تذكّرك الشاشة: «اكتب 0 لتأكيد عدم وجوده.»
5. إذا أخطأت، اضغط «تراجع» بجانب إدخالك في القائمة.

يعدّ أكثر من موظف معًا، وتُجمع أعدادهم. الباركود الذي ليس في الجرد يُسجَّل للمتابعة ولا يغيّر المخزون.

إذا كانت الشركة تستخدم «العدّ دون رؤية كمية النظام»، يرى من يعدّ أسماء الأصناف فقط. وأثناء العدّ لا تظهر الكمية المتوقعة لأحد في صفحة الجرد ولا في شاشة العدّ، ولا حتى لمن يعتمد الجرد. أما «أرصدة المخزون» وغيرها من شاشات المخزون فتعرض الرصيد لمن يُسمح له بفتحها.

تظهر الكمية المتوقعة عند المراجعة لمن يقرّر الفروقات. ومن شارك في العدّ وترك القرار لمعتمِد آخر لا يراها، ولا يرى قرار كل سطر ولا عدد الفروقات.

المراجعة والاعتماد

1. حين ينتهي العدّ، يضغط المدير أو المالك «إنهاء العدّ والمراجعة». تصبح الحالة «قيد المراجعة».
2. راجع كل سطر: «الرصيد لحظة العدّ» مقابل المعدود، ثم «الفرق». يحسب سحاب ما بيع أو استُلم أثناء العدّ، فلا تظهر حركة عادية فرقًا.
3. الفرق الصغير الذي يقع ضمن حدود الاستوديو يُعتمد وحده ويظهر «ضمن الحد المسموح». الباقي يظهر «بانتظار الاعتماد».
4. إذا كنت ممن يعتمد الجرد، حدّد الأسطر، واكتب «السبب»، واضغط «اعتماد» أو «رفض». الرفض يُبقي رصيد سحاب كما هو: «مرفوض — بلا تعديل». إذا شاركت في العدّ وفي ذلك المخزن معتمِد آخر، لا ترى «اعتماد» ولا «ترحيل الفروقات المعتمدة»، بل ترى: «شاركت في عدّ هذا الجرد، لذا يقرّر فروقاته ويرحّله معتمِد آخر.» ويجده المعتمِد الآخر في «صندوق الاعتمادات» ضمن «جرد مخزون قيد المراجعة».
5. للسطر المشكوك فيه حدّده واضغط «إعادة عدّ المحدد». يعود للعدّ في جولة جديدة، ويبقى العدّ الأول محفوظًا.
6. حين لا يبقى سطر بلا قرار، اضغط «ترحيل الفروقات المعتمدة». تصبح الحالة «مُرحَّل».

ملاحظة: الترحيل يعدّل المخزون فورًا بمتوسط تكلفة كل صنف، ولا يُعدَّل الجرد بعده.

إرشاد: حدود الاعتماد التلقائي في الاستوديو كلها 0 افتراضيًا، فيحتاج كل فرق قرارًا. حدّدها إذا كثرت الفروق الصغيرة عندك.

بعد الترحيل يرى من يعتمد الجرد كل الفروقات المرحّلة وقيمتها في «تقرير فروقات الجرد» بصفحة الجرد.

ماذا بعد؟

• متابعة المخازن وأرصدة المخزون — راجع الرصيد بعد الجرد.
• المخزون التالف والمبيع بما يتجاوز المخزون — سجّل ما وجدته تالفًا أثناء العدّ.
• إضافة المستخدمين ومنح الصلاحيات — امنح موظفًا دور «موظف جرد».