المخزون التالف والمبيع بما يتجاوز المخزون

هنا حالتان لا يطابق فيهما الرف ما في سحاب. الأولى بضاعة تلفت، فتنقلها إلى العزل حتى تقرّر مصيرها. والثانية صنف بِيع بأكثر من رصيده في سحاب، فيُسجَّل البيع لتصحّحه لاحقًا.

قبل أن تبدأ

• يسجّل التالف ويطلب التصرف فيه المالك والمدير. ويوافق على القرار المالك والمدير، ومن يحمل دوره صلاحية «اعتماد قرارات التالف».
• لكل فرع مخزن عزل للتالف يُنشئه سحاب. ما فيه لا يُباع ولا يُنقل ولا يدخل الجرد.

تسجيل بضاعة تالفة

1. افتح «المخزون» ← «المخزون التالف»، واضغط «تسجيل تالف». أو اضغطه في صف الصنف في «أرصدة المخزون».
2. تحت «مكان الاكتشاف» يظهر «على الرف» حين تبدأ من هنا. أما «فحص الاستلام» و«مرتجع عميل» و«فرق تحويل» فيضعها سحاب حين تسجّل التالف من صفحة الاستلام أو المرتجع أو التحويل.
3. اختر «المخزن» الذي فيه البضاعة.
4. اضغط «إضافة صنف» لكل صنف تالف، وأدخل الكمية.
5. اختر «السبب»: «تلف» أو «انتهاء الصلاحية» أو «سرقة / فقد» أو «أخرى». مع «أخرى» اكتب «ماذا حدث».
6. صِف في «الإثبات» ما يثبت التلف، مثل من شاهده أو مرجع المورّد.
7. اضغط «نقل إلى العزل». تخرج الوحدات من المخزن بتكلفتها، ويُفتح محضر تالف حالته «بانتظار القرار».

لإرفاق صور التلف أو مستنداته، افتح المحضر وانزل إلى «المرفقات»، ثم اضغط «إضافة ملف».

تقرير مصير الوحدات

1. افتح المحضر من قائمة «المخزون التالف»، واضغط «قرار التصرف» عند الصنف.
2. اختر «القرار»: «شطب / إتلاف» أو «تبرّع» أو «إرجاع للمورد» أو «أُصلحت — تعود للبيع» أو «بيع كدرجة ثانية» أو «تخفيض القيمة (تبقى معزولة)».
3. أدخل الكمية والبيانات التي يطلبها القرار، مثل المورّد أو المخزن الذي تعود إليه.
4. اضغط «تسجيل القرار».

ملاحظة: حد «التصرف في التالف دون موافقة حتى (مبلغ)» في «استوديو التهيئة» ← «التالف والمطالبات» قيمته 0 افتراضيًا. لذلك يبقى كل قرار «بانتظار الموافقة» حتى يضغط معتمد «موافقة»، ولا تتحرك الوحدات قبل ذلك. ولا يوافق أحد على قرار طلبه هو ما دام في الشركة معتمد غيره: قرار المدير يوافق عليه المالك أو مدير آخر، وقرار المالك يوافق عليه مدير، ويرى صاحب القرار بجانبه «أنت من طلب هذا القرار، لذا يوافق عليه شخص آخر يملك صلاحية الموافقة.». أما إذا لم يوجد في الشركة معتمد غيره، فيُنفَّذ قراره فورًا.

تختار الشركة من الاستوديو أيّ القرارات تظهر، فإن لم تجد قرارًا فقد أوقفته الشركة.

البيع بما يتجاوز المخزون

يحدث أن يبيع الكاشير قطعة على الرف يراها سحاب صفرًا، لأن استلامًا لم يُسجَّل أو رصيدًا افتتاحيًا نقص. ما يحدث عندها يحدده «البيع بما يتجاوز المخزون» في «استوديو التهيئة» ← «التتبع وحدود المخزون»:

• «السماح مع التسجيل (موصى به)»: الافتراضي. يكتمل البيع، وينزل الرصيد تحت الصفر بتكلفة مؤقتة هي متوسط تكلفة الصنف.
• «السماح بموافقة مدير»: تظهر للكاشير نافذة «البيع بمخزون أقل من الصفر». يكتب المدير بريده وكلمة مروره والسبب على الشاشة نفسها، ويلزم أن يحمل صلاحية «اعتماد البيع تحت الصفر».
• «عدم السماح»: يُرفض البيع حتى تتوفر الكمية.

لا يسري الإعداد على التحويلات، ولا على الأصناف المتتبَّعة بالدفعة أو الرقم التسلسلي؛ رصيدها لا ينزل تحت الصفر أبدًا.

متابعة المبيع بما يتجاوز المخزون

افتح «المخزون» ← «المبيع بما يتجاوز المخزون». لكل حالة ترى «الكمية فوق المخزون» و«المتبقي» والمستند و«البائع». حين يُرحَّل أول استلام شراء في ذلك المخزن، يصحّح الاستلام التكلفة وتصير الحالة «سُوّيت التكلفة».

إرشاد: كثرة الحالات المفتوحة تعني غالبًا رصيدًا افتتاحيًا ناقصًا أو استلامًا لم يُسجَّل. اجرد المخزن أو سجّل الاستلام.

ماذا بعد؟

• جرد مخزن — صحّح الرصيد الذي تسبب في البيع تحت الصفر.
• إرجاع بضاعة للمورد أو مطالبته — أكمل إرجاع الوحدات التالفة للمورّد.
• الشراء واستلام البضاعة — الاستلام الذي يسوّي التكلفة المؤقتة.